Documentcontroller

Document Control is het beheren van documenten zodat deze op een hoger niveau van beschikbaarheid, betrouwbaarheid, versiebeheer, zichtbaarheid en veiligheid terecht komen.

Veel organisaties zijn van mening dat management van documenten stopt bij het aanschaffen en inrichten van een daarvoor bestemde applicatie. Het uiteindelijk Document Management en control begint daarna pas echt.

Taken en verantwoordelijkheden:

• Opstellen en beheersen van deel management document management
• Opzetten, implementeren en actueel houden van de document management methode
• Opzetten en inrichten van de noodzakelijke procedures voor een optimale documentbeheersing
• Archiveren en  ophalen van alle correspondentie, documenten en tekeningen conform de methode in het document management systeem
• Controleren dat alle correspondentie en documenten conform de project standaard en project beleid verloopt
• Uitgeven, inboeken en distribueren van alle in en uitgaande documentatie en tekeningen
• Voorzien van de documenten van (elektronische ) transmittals
• Assisteren van het ontwerp, realisatie en testteam bij uitsturen en inboeken van alle documenten en tekeningen
• Middels reviews, steekproeven en audits zekerstellen dat de inhoud van het document management systeem correct is
• In afstemming met het project team opstellen van een document list voor zowel het eigen project team als voor leveranciers en deze op tijd en compleetheid actief bewaken
• Algemene document control taken zoals kopiëren, scannen, kwaliteit controles

Wilt u graag weten wat E/MC voor uw organisatie kan betekenen op het gebied van projectmanagement? Neem geheel vrijblijvend contact met ons op.